Tiltak for effektive leieforhold – inngåelse av ny leiekontrakt

Virksomheter har i de siste åra fått oppleve at endringer skjer fort både organisatorisk og i måten vi jobber på. Arealbehovet endres, og man må tilpasse seg moderne teknologi. Innenfor anskaffelse av eiendom er det viktig å gjennomføre tiltak som bidrar til at fremtidige leieforhold enklere lar seg effektivisere/endre, dette slik at eiendomskostnadene holdes nede gjennom leieperioden.

1. Attraktive og sentrumsnære lokaler

AreaSim tror at fremtidens arbeidstakere ikke er interessert i å reise 1-2 timer til og fra jobb hver dag samt bytte kollektiv 1-2 ganger. Lokalene må ligge midt i gryta og med god kollektivforbindelse. Disse lokalene har ofte høy standard, og er erfaringsmessig enklere å fremleie ved behov for nedskalering. Videre tror vi at man vil styrke muligheten for å rekruttere de best menneskene.

2. Lokalene og planløsning

AreaSim mener at leietakere bør være beviste på lokalenes grad av fleksibilitet både bygningsmessig og teknisk. Det vil si den fysiske utformingen må ha en generalitet som tåler endring av funksjoner uten at man må gjøre store ombygninger, og at etasjeplan må kunne deles opp i mindre seksjoner. Dette stiller krav til logistikken i bygget, og plasseringen av eksempelvis toalettkjerner og heis. Elastisitet i arealene gir mulighet for å øke eller redusere areal/arbeidsplasser etter løpende behov.

Interiørmessig ser vi verdien av færre eksklusive arealer med skreddersøm, og at man heller dyrker identitet og kultur i kun deler av leiearealene. Dette vil typisk være i de områdene der man møter kunden. Det kan fort blir dyrt dersom man stiller krav om skreddersøm og kort kontrakt i innleieforhold, samtidig som skreddersøm medfører økte kostnader til tilpasninger ved eventuell fremleie. Virksomheter må finne en naturlig balanse mellom fleksibilitet og skreddersøm.

Videre anser vi det som fordelaktig å dele arealfunksjoner som kantine, resepsjon, møteromssenter, print, lager, trimrom etc. med andre virksomheter. Dette slik at man unngår å betale høy leie for arealer med variabel bruksgrad. Noen utleiere tilbyr blant annet møteromssenter der møterommene bookes og betales kun etter faktisk bruk. Generelt er det dyrt med store eksklusive arealer som står tomme store deler av dagen. 

” Tilgang fremfor eierskap! ” 

3. Kontraktsmessig fleksibilitet

Det er erfaringsmessig lurte å bygge inn tilstrekkelig fleksibilitet i leiekontrakten slik man har åpninger for å kunne gjøre endringer underveis i leieforholdet. Et enkelt grep vil kanskje være kort kontrakt med opsjoner, men merk at dette også kan få utslag på leiepris, forutsigbarhet hos egen virksomhet, flyttekostnader og tilgang på videre bruk av lokalene etter utløp. Høyst sannsynlig bør man heller kombinere en litt lengere avtale med noen av de grepene som er beskrevet ovenfor i punkt 1 og 2. AreaSim anbefaler at man bygger inn opsjoner for opp/nedskalering av areal underveis i leieforholdet, og at man i en forhandling utfordrer utleier på å markere de områdene på plantegningen som kan tilbakeleveres. Dette slik at man unngår å komme i en situasjon der arealene man ønsker å tilbakelevere ikke kan karakteriseres som en separat utleieenhet.

Et annet grep er å legge inn en tradisjonell oppsigelsesmulighet, og at oppsigelsen utløser en forhåndsbestemt kompensasjon til utleier. Ofte er det enklere å forhandle inn en oppsigelsesklausul ved inngåelsen av et avtaleforhold fremfor å gå inn i forhandlinger om dette underveis, for da kan dette fort bli kostbart.

4. Coworking

En trend i tiden er at større virksomheter og coworkingaktører samlokaliserer seg i større næringsbygg. Et eksempel er EY og Spaces i Stortorvet 7. Dette gjør de for å skape synergieffekter av hverandre, samtidig som EY oppnår økt fleksibilitet fordi man får tilgang til større arealer ved sporadiske behov. Arealene til Spaces er med på å kunne håndtere toppene i tilstedeværelse hos EY. Det vil si i de periodene der store deler av arbeidstokken er tilstede samtidig i lokalene. Ellers i året gir dette EY muligheten til å leie færre kvadratmeter til fast lei